18 Consejos para administrar mejor tu tiempo

Sobre la base de mi experiencia personal y los conocimientos adquiridos en el proceso por mejorar mi manejo del tiempo y hacerlo más eficiente y efectivo, he recopilado esta información que quiero compartir contigo para que te sea de tanta ayuda como me ha sido, de manera que quiero compartir con Ustedes estos 18 consejos que resumen mi lucha en más de diez años por manejar mejor mi tiempo. A la vez les proveo de websites donde pueden ahondar sobre el tema. Manejar mejor el tiempo no es sencillo y como bien decía mi padre: Todos los hombres nacemos con 24 horas al día, lo que nos hace diferentes es que invertimos esas 24 horas. Espero que este articulo te sea de mucha utilidad y para cualquier consulta o material adicional de consulta me puedes escribir a medina.narbona@gmail.com para enviarte más material de apoyo en pdf.

Cita bíblica de soporte:
“Aprovechando bien el tiempo porque los días son malos”.
Efesios 5:16

Consejo 1: Anote
Manejar bien el tiempo es simplemente el balance positivo que podamos lograr entre lo que planeamos (teoría) y lo que ejecutamos (practica). De manera que nunca empieces tú semana ni tu día sin anotar las actividades básicas y a la vez priorizándolas en orden de importancia para tus intereses. El uso de una agenda escrita si eres una persona visual te ayudara, si eres más técnico una llevar nota y control en una laptop o PDA te dará mejores resultados, de cualquier modo hasta en yahoo puedes planificar. Lo que si te aconsejo es que antes de anotar las metas diarias anotes las metas semanales, de manera que cada día te vaya ayudando a lograr las metas de la semana, luego de esto veras que tendrás hasta capacidad de planificar las metas por mes. Tras un año de buena práctica en este primer consejo estarás en capacidad de planificar tu año o hasta tu década que es el paso máximo. No olvides poner metas realistas y no simples sueños y priorizar un balance entre todo lo que te importa.

Consejo 2: Sincronízate.
Sea cual sea el medio que uses como planificador: PDA, laptop, netbook, agenda siempre cárgala contigo porque en el camino te surgen ideas que debes ir anotando y poniendo en agenda en el día o semana que más te convenga. Evita tener dos medios de anotación, es decir por un lado una netbook y por otro una agenda, en todo caso el consejo práctico mejor que te puedo dar es que lleves contigo siempre una libretita de bolsillo y lápiz para anotar ideas si en ese preciso momento se te dificulta usar tu medio favorito.

Consejo 3. Priorice.
Anote en su agenda que va a ejecutar en el día para sus lograr sus metas, un buen consejo que le doy es que inicie con lo que menos le gusta y culmine con lo que más le gusta, Para eso es necesario que se conozca Usted muy bien asi como su reloj biológico, Mi reloj biológico en particular es que en la mañana me levanto con mucha energía, declino al medio día y me reactivo en la noche, de manera que durante la mañana y la noche hago mis principales actividades, obviamente los asuntos que solo se pueden hacer en la mañana los hago a esa hora. En su caso personal conózcase y pregúntese como es mi reloj biológico natural y adapte sus planes y acciones en unión con el mismo para que rinda más. Hay gente que a las cuatro de la tarde ya esta quemada como popularmente se dice de modo que un buen consejo es disponer de la mañana de la manera más eficiente. Por otro lado hay gente que hasta las dos de la tarde siente que ya calentó motores entonces planifíquese de acuerdo a su reloj biológico y haga saber su sistema a los demás para que le respeten y sepan porque actúa Usted de esa forma.

Consejo 4. Primero lo primero.
Sea cual sea su reloj biológico, hay cosas que no se pueden postergar, de ahí la famosa frase, primero lo primero, realizar las tareas más importantes y que menos nos gustan son importantes para finalizar el día felices haciendo lo que más nos gusta, mentalmente te renuevas al hacer las cosas que más te gustan de modo que no te preocupes tanto de que tu reloj biológico este bajo al momento de iniciar lo que más te gusta porque la misma actividad en si te revitaliza.

Consejo 5. Se realista.
Esta es la parte más difícil de todo plan y lo que tiende a decepcionar más a la gente. Cuando planees hazlo de forma realista, si tienes vehículo propio el tiempo de hacer las cosas obviamente te rendirá mas, pero si te movilizas en transporte público debes saber que el tiempo se te achica mas. Por eso se realista con tus metas, no solo es Anotar metas sino asignarles tiempo en minutos, por ejemplo la actividad de una reunión me podría tomar una hora quince minutos y no una hora como generalmente están las invitaciones: moverme del punto A al punto B al mediodía me puede tomar una hora, mientras que en la tarde puede ser media hora. El truco en este consejo es que planees con un reloj mental y no simplemente haciendo listas. En la medida que aciertes en los tiempos que una actividad te dilata vas avanzando mas en el buen manejo del tiempo.

Consejo 6. No puedes hacer todo.
Es tu plan recuérdalo y no el de otros, a veces hacemos nuestro tiempo contando con los otros y no es asi. De la misma forma que esperamos de los otros asi los otros esperan de nosotros, de manera que no hagas planes rígidos sino que déjate una holgura promedio de dos horas al día para todas tus actividades y se claro que lograr una meta es una suma de varias actividades y que el éxito final será que las desarrolles todas, una a una. Otro problema que se te puede presentar al atiborrar tu agenda es que culmines el día cansado y al cabo de dos semanas en ese vaivén desistas por agotamiento.

Consejo 7. Haz timing.
Esta actividad te dará un giro de 180 grados a tu manejo del tiempo, ya que consiste en anotar al margen de tu actividad en la agenda, el tiempo que realmente te tardas en hacer las cosas, te darás cuenta al cabo de dos semanas haciendo esto que te dilatas más de lo que pensabas en ejecutar las cosas y que por eso el tiempo no te ha estado rindiendo, porque el asunto no es que has planificado mal las actividades sino que se te acumularon porque se dilatan más de lo que pensabas, de ahí la importancia de las holguras. Es mejor francamente hacer una cosa bien hecha que dos medias hechas.
Cuando domines el timing tendrás la libertad de saber si puedes cumplir una agenda incluso antes de haber anotado tus actividades. El timing lo debes empezar a practicar desde el mismo momento que pongas la primer actividad en tu PDA, agenda o computadora.

Consejo 8. Programa al mínimo.
Pon las actividades mínimas que puedas hacer en tu agenda y ejecútalas, si te sobra tiempo pasa a hacer otras del día siguiente, esto tendrá un efecto sicológico positivo en tu mente y cuerpo porque sentirás que estas avanzando, pero si sucede lo contrario es decir que vas postergando día tras día te veras afectado en tu mente y cuerpo y te deprimirás, recuerda que vas de lo menos a lo mas, que comienzas gateando para luego correr.

Consejo 10. Reduce las interrupciones.
La mayoría de la gente no planifica y vive al día por eso te interrumpen, mas tu déjales saber diplomáticamente que tienes una agenda que cumplir, deja tiempo para interrupciones pero más que eso deja claro cuando no pueden interrumpirte, Un ejemplo sencillo es tu hora de almuerzo, si no apagas tu celular te estarán interrumpiendo y la gente se hará la idea que a esa hora pueden interrumpirte, tu no completaras tu almuerzo, te atrasaras en la actividad de 45 minutos que tienes para el almuerzo y asi el resto de tus actividades. Si los otros no planifican no tienes porque cargar eso, enséñales que tu si estas cenido a un plan y que lo debes cumplir y que estas siempre abiertos a ellos pero en determinadas horas. En el duro caso de que seas un sub alterno habla con tu jefe inmediato y deja que sea él o ella quien decida ese horario de interrupción para que no tengas inconvenientes laborales.

Consejo 11. De lo más feo a lo más bonito.
Este consejo lo repito porque es fundamental, empieza por lo que menos te gusta y finaliza el día con lo que más te gusta y veras como te llenas de energía.

Consejo 12. Imprevistos.
Esto es más que holgura es saber y estar predispuesto mentalmente que las cosas pueden salir mal, ejemplo vas una reunión y llegas puntual y resulta que te quedan mal, que haces? Procedes a ejecutar una actividad alterna de igual o mayor importancia que la que ha fallado, recuerda que es también una excelente oportunidad para adelantar. Ya verás que bien se siente adelantar actividades en estos imprevistos y que más que un sabor amargo en la boca te queda una satisfacción plena.

Consejo 13. No desperdicie nada.
Trasladarnos de un lugar a otros nos consume tiempo. Puede aprovechar ese tiempo para leer si va en transporte público o escuchar podcasts interesantes que puede descargar en internet sobre temas de su interés desde su mp3, incluso mientras se alista en casa puede escuchar ese CD de música que nunca ha podido escuchar, recuerde siempre hay cosas que hacer en los intermedios pero recuerde que el tiempo es oro, cuando sienta que está desperdiciando su tiempo busque que hacer pero siempre este haciendo algo útil.

Consejo 14. La ley del 80/20 (Pareto)
El economista italiano Pareto nos enseno que más del 80% de los resultados se obtienen con el 20% de efecto, por eso céntrese en ese 20% que Usted sabe le desencadenara el 80% restante. Por ejemplo cuando planifique una reunión hágala con quien le dará respuestas y no con subalternos que le guiaran de departamento tras departamento hasta llegar hasta donde Usted sabía que debía llegar. Si va a invertir en su carro en vez del estéreo tal vez lo más urgente en invierno son las llantas o la batería. Enfóquese en ejecutar con la mejor energía este 20% que desencadena al restante 80%. Si no es capaz aun de ver este 20% es que esta muy sofocado y necesita calma y enfoque.

Consejo 15. Recargue las pilas.
Usted no es una maquina, recárguese en la actividad que más le gusta al menos los fines de semana e involucre a la familia. Salir a caminar y hacer ejercicios con tu esposa, esposo e hijos es muy reconfortante, asistir a la iglesia en familia, salir a pasear aunque sea al parque o rotonda vecina te despejara y cargara tus baterías. Entre más adulto eres más seguido debes recargar las baterías. Si lo puedes hacer una ve por semana al menos excelente.

Consejo 16. Resuma el día.
Todas las noches antes de acostarse revise su agenda para ver que hizo durante el día, que debe hacerse para mañana y sobre todo para medir su timing. Felicítese por sus metas con una tacita de café o jugo o lo que más le guste y propóngase con animo a ejecutar las actividades de mañana con más energía que las que hizo hoy. Comparta en cama con su pareja sus metas y actividades para que tenga un apoyo idóneo.

Consejo 17. Sea disciplinado.
Planificar y ejecutar es una tarea profesional no espere a tener ganas, o esperar el momento adecuado si a las dos de la tarde esta ir a esa reunión y está haciendo un so, espantoso vaya si o si, y que le quede de lección en otra evitar reuniones a esa hora. Sea disciplinado y honesto con Usted y su plan. Recuerde que una agenda no es un planificador es un Plan de acción.

Consejo 18. No sea perfeccionista.
Aprende a culminar tareas, no puedes decir la hice ayer pero la sigo hoy. Si terminaste la terminaste y es hora de pasar a otra. La perfección es linda pero es la enemiga numero uno de la completacion. La procrastinacion se debe en la mayoría de los casos al perfeccionismo.

Finalmente quiero que sepas que la planificación ya sea diaria o semanal corresponde a metas de vida sobre la base de tus prioridades y principios, no cometas el error de llevar y ejecutar una planificación netamente profesional, porque tú no eres solo profesional, puedes ser padre, madre, hijo, hijo, miembro de alguna organización y todo esto debe ser parte de tu planificación y ejecución, si no lo haces asi al cabo de cinco años te frustrarás al ver que has sido egoísta y solo estas ocupando una parte de ti, te sentirás vacio y débil.

Espero te haya servido de mucho esta información y me tienes a la orden para cualquier consulta.

Como websites de consulta te invito a visitar:
www.vertex42.com/calendars donde podrás descargar varios formatos gratis en pdf para agendas. Recuerda puedes hacer tu propia agenda en este sitio y no salir a comprar la primera que vendan en una librería o en el peor de los casos el único modelo disponible.

Gustavo Medina Narbona
Arquitecto
Managua – Nicaragua.